施設の事務改善事例｜共有アプリと独自のQR受付管理を構築

施設内で共通して使えるアプリを整え、複数の担当者が事務を進められる仕組みを構築しました。あわせて、独自のQRコードを使う受付管理も構築しています。ソノココロが、情報共有と受付管理を整えて施設の事務作業を削減した取り組みです。

受付した情報と施設内の事務記録が別々になっている方に向けて、共有アプリとQR受付が担う役割を紹介します。構築した事実と、閲覧範囲・修正・端末不調への対応など、自施設で別途確認する条件を分けて説明します。

構築したもの：共有アプリと独自のQR受付管理

施設内で使う共有アプリとQR受付管理の両方を整え、受付とその後の事務を進める基盤を作った点が中心です。

情報共有と受付管理を整え、事務作業を削減

共有アプリとQR受付管理の構築により、施設の事務作業を削減しました。複数の担当者が共通の仕組みを使い、受付を自前で管理できる状態になっています。削減時間・削減率・処理件数は未掲載です。

自社の施設で効果を確かめる場合は、受付、記録の照会、担当者への受け渡し、修正、例外対応までを対象にします。QRの読み取り時間だけでは、後の事務がどう変わったかを測れません。

同じ用途で設計する際の確認項目

以下は、自社の施設で共有アプリと受付管理を設計するための検討例です。必要な記録と担当者の役割から、管理する範囲を決めます。

情報を共有することは、すべての人へすべての情報を見せることではありません。業務に必要な範囲を分け、担当者が判断に使う記録の意味を揃えます。個人情報が含まれる場合は、施設の管理規程と利用環境に応じて確認します。

QRが使えないときも、同じ受付記録へ戻せるようにする

架空の確認例として、QRが読み取れない、同じコードを二回読んだ、端末や通信が使えない場合を考えます。通常の読み取りだけでなく、担当者が照合・訂正する方法を残します。

1. 読めない場合は、別の識別情報で対象を確認し、所定の手順で受付を記録する。
2. 同じ対象の再読取では、新規受付を増やすか既存状態を表示するかを決める。
3. 誤った対象を受付した場合は、訂正できる担当者へ戻す。
4. 通信停止中の手作業記録は、復旧後に重複がないか照合して反映する。
5. 担当者交代時は、未処理・要確認の記録と対応先を引き継ぐ。

受付後の事務と例外対応まで一周し、担当者が次の処理へ進めるかを確認します。

この事例が参考になる施設・業務

受付した情報を複数の担当者が使い、照会や事務処理へ渡す施設で、共有アプリと受付管理を一緒に考えることが参考になります。依頼時には、現在の受付表、事務で必要な記録、通常と例外の手順を用意します。料金計算や入退室制御など別の機能が必要な場合は、今回紹介した範囲と分けて設計・見積もりを検討します。