シフト共有アプリの導入事例｜関係者が同じ予定を確認できる仕組み

ソノココロは、シフト情報を連携するアプリを開発しました。関係者が同じ情報を参照し、予定を確認できる仕組みを整えた取り組みです。シフト情報の参照先を揃え、必要な人が同じ予定を確認できる状態を作った点が中心です。

予定の最新版が担当者ごとに違い、共有方法を見直したい方は、構築したアプリの役割と情報の参照先に注目してください。実際に確認できる取り組みと、自社へ応用する際の変更・権限管理の検討項目を分けて紹介します。

開発したものと、確認できる業務の変化

担当者に予定を聞く、別の人へ伝える、変更を確認する、といった仕事では、参照先が揃っているかが重要です。この取り組みでは、予定を共有するためのアプリを作り、同じ情報を見る形を用意しました。予定を確認する人と更新する人が、共通の情報を使うための基盤となります。

シフト共有で区別したいのは、希望・調整中・確定

ここからは、この取り組みを自社のシフト管理に応用するための設計ポイントを紹介します。表と手順は検討用の例です。

例えば「来週の火曜日を変更したい」という連絡を受けたら、希望を受け付けたことと、変更が確定したことを別に扱います。これは運用を考えるための例です。アプリへ入力できたことが、そのまま承認を意味しないようにします。

通知だけでなく、同じ最新版へ戻れる流れにする

1. 更新する担当者と、予定の参照先を決める。
2. 変更対象の日付・担当・状態を同じ記録へ反映する。
3. 影響する人へ変更を知らせ、最新版の参照先を案内する。
4. 重要な変更は、関係者が確認したかを確認する。
5. 担当者交代やアプリ停止時に、どの情報を正として扱うかを残す。

通知の送信成功と、勤務する人が確認したことは別です。また、複数の場所で予定を編集できると、どれが最新か分からなくなります。編集する場所と、見るための表示・通知を区別すると、共有のルールを説明しやすくなります。

同じ用途で導入する前に用意するもの

• 現在のシフト表と、通常・変更時のやり取りの例。
• 提出、調整、承認、確認を担当する人の一覧。
• 共有したい項目と、各担当者が閲覧・編集できる範囲。
• 希望の修正、確定後の変更、担当交代を一周する確認手順。

効果を測る場合は、入力時間だけでなく、予定の照会、変更連絡、確認、修正まで含めます。この事例の削減時間・利用人数は未掲載です。自社で試す際は、現在の負担を測り、同じ範囲で導入後と比較します。

この事例が参考になる業務

シフトだけでなく、複数の人が同じ予定を確認し、変更を反映する仕事で、情報の参照先と状態の整理が参考になります。一方、必要人数の自動算定や勤務条件に応じた最適配置は別の検討です。情報を共有する仕組みと、予定を判断・決定する仕組みを分けて依頼範囲を定めます。