予約データと宛名印刷の連携事例｜転記作業を約2時間／日削減

予約情報を一件ずつ手入力していた宛名作業を、データベースから取得し、印刷用に整形して出力する流れへ変えました。ソノココロがデータと宛名印刷の連携を整え、宛名作業を約2時間／日削減した事例です。元データから印刷までの受け渡しをつなぎ、宛名を繰り返し入力する工程を減らした点が中心です。

予約情報を宛名へ繰り返し入力している方に向けて、取得・整形・印刷のどの工程をつないだかを紹介します。確認済みの削減結果と、自社の変更・重複・照合を設計するための検討項目を分けて読むことができます。

手入力から、取得・整形・印刷をつなぐ流れへ

入力元がすでにデータになっている場合、同じ情報を別の画面へ手で写す工程を見直せます。元の情報を取得し、印刷に使える形へつなぐデータ連携によって、予約データを宛名作業にも使えるようにしました。

掲載している成果：宛名作業を約2時間／日削減

宛名作業の削減時間は約2時間／日です。予約データの取得から整形・印刷までをつないだことで、一件ずつ手入力する負担を減らしました。対象は宛名作業です。集計期間、処理件数、従来の総時間は未掲載のため、削減率や年間の削減量は示していません。

読者の業務で期待できる時間を検討するには、自社の転記件数と、一件あたりの入力・確認・修正・印刷時間を測ります。担当者が確認する時間を含め、同じ範囲で比較することが必要です。

別の業務へ応用する際の設計：対象と印刷条件を揃える

以下は、この事例を自社の帳票作成へ応用するときの確認項目です。表と変更対応の手順は検討用の例です。

住所は、郵便番号が入っているだけでは印刷可能とは限りません。建物名が長いもの、欄が空のもの、改行が多いものなど、代表的なデータで紙面まで確認します。入力先の表を作ることと、印刷物として使えることを別々に確認します。

住所変更・取消・再印刷の確認例

架空の例として、予約後に住所が変更された場合を考えます。印刷前なら最新版へ更新し、印刷後なら既存の宛名をどう扱うか、再印刷するかを担当者が判断します。取消なら印刷対象から外し、すでに印刷済みかも確認します。

1. 予約番号などの識別子で変更対象を特定する。
2. 元データと印刷用データの更新状態を照合する。
3. 印刷済みか、これから印刷するかを分ける。
4. 再印刷の対象と理由を担当者が確認する。
5. データ連携が止まったときの、手作業での確認方法を残す。

変更や再実行も試し、印刷済みの対象と、これから印刷する対象を取り違えない条件を決めます。

この事例が参考になる業務

予約、注文、申込などの情報がすでにデータベースや表にあり、同じ情報を帳票へ繰り返し転記している業務で、元データと出力先をつなぐ考え方が参考になります。文章を解釈する部分にはAIが候補になりますが、列と規則が決まった転記はデータ連携を先に検討します。依頼時には入力の例と、実際に必要な印刷物を一組で示すと範囲を決めやすくなります。